Jour 3
Microsoft Word
Fonctions utiles
Formateur : Kévin Kiessé Sanou
Date : Août 2026
Lieu : Siège NTIC Solution, Secteur 15, Quartier Tatana, Banfora
Investissement : 10 000 FCFA (formation complète)
Jour 3 : Fonctions utiles
Maîtrisez les outils qui font la différence.
Les deux premiers jours, vous avez appris les bases de Windows et de Word. Aujourd'hui, nous passons à la vitesse supérieure. Vous allez découvrir les fonctions qui transforment un utilisateur débutant en utilisateur averti.
1. Utiliser le correcteur orthographique
2. Appliquer et créer des styles
3. Générer une table des matières automatique
4. Réaliser un publipostage
5. Utiliser des modèles de document
1.1 Le correcteur orthographique et grammatical
Word intègre un correcteur automatique qui vérifie l'orthographe, la grammaire et même le style de votre texte. C'est un outil indispensable pour produire des documents sans fautes.
Comment Word signale les erreurs
| Souligné rouge | Faute d'orthographe. Mot inconnu du dictionnaire Word. |
| Double souligné bleu | Faute de grammaire. Accord, conjugaison, syntaxe. |
| Souligné pointillé | Problème de style. Répétition, formulation maladroite. |
Clic droit sur un mot souligné : Word propose des corrections. Cliquez sur la bonne pour l'appliquer.
Le vérificateur complet
Pour une relecture complète de votre document :
- Onglet Révision.
- Cliquez sur Orthographe et grammaire (ou
F7). - Word parcourt chaque erreur une par une.
- Pour chaque erreur, vous pouvez : Ignorer, Modifier ou Ajouter au dictionnaire.
La vérification s'arrête quand tout le document est relu.
1.2 Les synonymes et la langue
Au-delà de la correction, Word propose des outils pour enrichir votre vocabulaire et travailler dans plusieurs langues.
Dictionnaire des synonymes
Vous répétez trop souvent le même mot ? Word peut vous proposer des synonymes.
- Sélectionnez le mot (ou clic droit dessus).
- Cliquez sur Synonymes.
- Choisissez le synonyme qui convient.
Raccourci : Shift+F7 ouvre le dictionnaire des synonymes.
Changer la langue
Si vous rédigez un document en anglais ou dans une autre langue :
- Sélectionnez le texte concerné.
- Barre d'état (en bas) : cliquez sur la langue actuelle.
- Choisissez la nouvelle langue.
Le correcteur s'adaptera automatiquement à la langue choisie.
2.1 Qu'est-ce qu'un style ?
Un style est un ensemble de mises en forme (police, taille, couleur, alignement, interligne) enregistré sous un nom. Au lieu de formater chaque titre manuellement, vous appliquez un style en un seul clic.
Avantages des styles
- Gain de temps : un clic au lieu de cinq.
- Cohérence : tous les titres de même niveau sont identiques.
- Modification globale : changez le style, tout le document se met à jour.
- Table des matières automatique : indispensable pour le sommaire.
- Navigation : le volet de navigation affiche la structure.
La galerie de styles
Dans l'onglet Accueil, groupe Styles, vous voyez une galerie de styles prêts à l'emploi :
| Normal | Style de base pour le corps du texte. |
| Titre 1 | Pour les titres principaux (chapitres). |
| Titre 2 | Pour les sous-titres. |
| Titre 3 | Pour les sous-sous-titres. |
| Citation | Pour les citations en retrait. |
2.2 Appliquer et modifier des styles
Appliquer un style est simple. Le modifier pour qu'il corresponde à votre charte graphique est tout aussi important.
Appliquer un style
- Sélectionnez le texte (ou placez le curseur dedans).
- Onglet Accueil → groupe Styles.
- Cliquez sur le style souhaité.
Vous pouvez aussi utiliser les raccourcis :
Ctrl+Alt+1= Titre 1Ctrl+Alt+2= Titre 2Ctrl+Alt+3= Titre 3
Modifier un style
- Clic droit sur le style dans la galerie.
- Choisissez Modifier.
- Dans la boîte de dialogue, changez : police, taille, couleur, alignement, interligne...
- Cliquez sur Format (en bas) pour plus d'options.
- Validez par OK.
Tous les textes utilisant ce style seront immédiatement mis à jour.
3.1 La table des matières automatique
Une table des matières (ou sommaire) liste les titres de votre document avec leurs numéros de page. Word peut la générer automatiquement, à condition d'avoir utilisé les styles Titre 1, Titre 2, Titre 3.
Prérequis indispensable
Avant de créer la table des matières, vous devez avoir :
- Appliqué le style Titre 1 à tous vos titres principaux.
- Appliqué le style Titre 2 à tous vos sous-titres.
- Appliqué le style Titre 3 à vos sous-sous-titres (si nécessaire).
Sans les styles, la table des matières restera vide.
Insérer la table des matières
- Placez le curseur au début du document (ou sur une page dédiée).
- Onglet Références.
- Cliquez sur Table des matières.
- Choisissez un style automatique (le premier ou le deuxième).
La table des matières apparaît instantanément, avec les titres et les numéros de page.
3.2 Personnaliser la table des matières
La table des matières automatique peut être personnalisée pour correspondre exactement à vos besoins.
Options de personnalisation
- Nombre de niveaux : décidez jusqu'à quel niveau de titre afficher (1, 2, 3...).
- Afficher les numéros de page : cochez ou décochez.
- Points de suite : choisissez le style des pointillés entre le titre et le numéro.
- Format : choisissez parmi plusieurs présentations (classique, formelle, moderne...).
Table des matières personnalisée
- Onglet Références → Table des matières.
- Cliquez sur Table des matières personnalisée.
- Réglez les options selon vos préférences.
- Validez par OK.
Ctrl et cliquez sur un titre. Word vous emmène directement à cette section du document. La table des matières est aussi un outil de navigation interactive.4.1 Qu'est-ce que le publipostage ?
Le publipostage (ou mailing) est une fonction qui permet de créer un seul document (lettre, email, étiquette) et de le personnaliser automatiquement pour chaque destinataire à partir d'une liste de contacts.
Exemples concrets
- Envoyer une lettre d'invitation personnalisée à 100 clients.
- Créer des badges pour les participants d'un événement.
- Imprimer des enveloppes avec les adresses de vos contacts.
- Générer des certificats de formation personnalisés.
- Créer des factures en série pour plusieurs clients.
Les deux éléments nécessaires
Le publipostage repose sur deux fichiers :
1. Le document principal
La lettre type, avec le contenu fixe (texte, logo) et des champs pour les informations variables (nom, adresse...).
2. La source de données
La liste des destinataires : un tableau Excel, une liste de contacts Outlook, ou une base de données.
4.2 Les étapes du publipostage
Word propose un assistant de publipostage en 6 étapes, disponible dans l'onglet Publipostage. Suivez-le dans l'ordre pour un résultat parfait.
- Sélectionner le type de document : Lettres, messages électroniques, enveloppes, étiquettes, ou répertoire.
- Sélectionner les destinataires : Utiliser une liste existante (fichier Excel), les contacts Outlook, ou créer une nouvelle liste.
- Insérer des champs de fusion : Placer les champs variables dans le document : « Prénom », « Nom », « Adresse », « Ville »... Ils apparaissent entre chevrons : «Prénom».
- Aperçu des résultats : Parcourir les enregistrements pour vérifier que chaque lettre est correctement personnalisée.
- Finaliser la fusion : Générer les documents individuels (un par destinataire) ou les envoyer directement par email.
Schéma du publipostage
Lettre type
Excel
Une par contact
4.3 Créer la source de données (fichier Excel)
La source de données la plus courante est un fichier Excel. Voici comment le préparer correctement pour le publipostage.
Règles pour le fichier Excel
- Une colonne par information : Prénom, Nom, Adresse, Ville, Téléphone...
- Une ligne par destinataire.
- La première ligne doit contenir les en-têtes (ce sont eux qui deviendront les champs de fusion).
- Pas de lignes vides au milieu du tableau.
- Enregistrez le fichier Excel avant de l'utiliser.
Exemple de tableau Excel
| Civilite | Prenom | Nom | Ville |
|---|---|---|---|
| Monsieur | Issouf | Ouédraogo | Ouagadougou |
| Madame | Aminata | Koné | Banfora |
| Monsieur | David | Sanou | Bobo-Dioulasso |
Dans Word, les champs seront : «Civilite», «Prenom», «Nom», «Ville».
5.1 Utiliser les modèles Word
Un modèle est un document préconçu qui sert de point de départ. Il contient déjà la mise en page, les styles, et parfois du texte d'exemple. Word propose des centaines de modèles gratuits.
Où trouver les modèles ?
- Ouvrez Word (page d'accueil).
- Dans la barre de recherche, tapez un mot-clé : « CV », « Facture », « Lettre », « Rapport »...
- Parcourez les résultats.
- Cliquez sur un modèle pour le prévisualiser, puis sur Créer pour l'ouvrir.
Vous pouvez aussi aller dans Fichier → Nouveau pour parcourir tous les modèles.
Modèles les plus utiles
- CV et lettres de motivation
- Factures et devis
- Lettres administratives
- Agendas et plannings
- Flyers et brochures
- Cartes de visite
5.2 Créer et enregistrer son propre modèle
Si vous utilisez régulièrement le même type de document (facture, rapport, courrier), vous pouvez créer votre propre modèle pour le réutiliser à l'infini.
Créer un modèle
- Créez un document Word normal.
- Appliquez toute la mise en forme, les styles, le logo, les zones de texte.
- Laissez des zones vides ou du texte d'exemple pour les parties à compléter.
- Fichier → Enregistrer sous.
- Choisissez l'emplacement.
- Dans « Type de fichier », sélectionnez Modèle Word (*.dotx).
- Nommez-le et cliquez sur Enregistrer.
Utiliser votre modèle
- Fichier → Nouveau.
- Cliquez sur Personnel (ou Professionnel).
- Votre modèle apparaît.
- Cliquez dessus pour créer un nouveau document basé sur ce modèle.
Important : Quand vous ouvrez un modèle, Word crée un nouveau document. Le modèle original reste intact. Vous ne risquez pas de l'abîmer.
Les 10 points clés à retenir
- Le correcteur orthographique souligne les erreurs en rouge (orthographe) et bleu (grammaire).
- Lancez la vérification complète avec F7 (onglet Révision).
- Un style est un ensemble de mises en forme appliqué en un clic.
- Utilisez Titre 1, Titre 2, Titre 3 pour structurer votre document.
- Modifiez un style pour que tout le document se mette à jour automatiquement.
- La table des matières se génère automatiquement si vous avez utilisé les styles de titre.
- Mettez à jour la table après chaque modification (clic droit → Mettre à jour).
- Le publipostage crée des lettres personnalisées à partir d'un fichier Excel.
- Les modèles (.dotx) vous font gagner du temps en réutilisant une mise en page.
- Word propose des centaines de modèles gratuits via Fichier → Nouveau.
Félicitations pour cette troisième journée !
Vous maîtrisez maintenant les fonctions avancées de Word.
Exercice de révision : Mettez en pratique
Consignes :
- Créez un document de 3 pages sur le thème « Les services de NTIC SOLUTION ».
- Structurez-le avec des styles Titre 1 et Titre 2.
- Générez une table des matières automatique au début du document.
- Passez le correcteur orthographique (F7) et corrigez toutes les erreurs.
- Créez un fichier Excel avec 5 contacts.
- Réalisez un publipostage pour générer 5 lettres personnalisées.
Rendez-vous pour le Jour 4
Thème : Microsoft Excel
Vous apprendrez à créer des tableaux de calcul, des formules et des graphiques.
Apportez votre support de formation et votre motivation.
NTIC SOLUTION
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